CRM a medida o SaaS: cómo decidir con tus números.
Un CRM a medida puede encajar cuando tu proceso comercial necesita funciones que el programa actual no resuelve. Para saber si compensa, compara el mismo alcance y todos los costes durante tres años.
¿Cuándo elegir un CRM SaaS y cuándo uno a medida?
Un CRM SaaS es un programa ya desarrollado al que accedes por suscripción. Un CRM a medida se diseña para tu empresa: tú defines las funciones y necesitas prever desarrollo, alojamiento, mantenimiento y soporte. Tener código propio no elimina esos gastos.
| Tu situación | Por dónde empezar |
|---|---|
| Necesitas contactos, tareas y oportunidades con un proceso sencillo | Prueba un SaaS y configura bien sus funciones antes de encargar un desarrollo. |
| El equipo duplica datos entre el CRM y otros programas | Revisa primero una integración. Si no resuelve el problema, compara una solución a medida. |
| Tienes reglas comerciales propias, permisos complejos o varios sistemas conectados | Define esos requisitos y pide una propuesta a medida con alcance concreto. |
| Nadie puede probar, decidir y formar al equipo | Resuelve esa responsabilidad antes de cambiar de herramienta. |
El número de comerciales, por sí solo, no decide. Un equipo pequeño puede tener un proceso complejo y uno grande puede trabajar perfectamente con un CRM estándar.
Cómo comparar el coste total a tres años
Pide que ambos presupuestos resuelvan lo mismo: usuarios, permisos, informes, integraciones, importación de datos y soporte. Después suma:
- CRM SaaS: puesta en marcha + licencias de todos los usuarios + complementos e integraciones + soporte o consultoría aparte.
- CRM a medida: desarrollo inicial + migración + alojamiento + mantenimiento + servicios externos + mejoras que no estén incluidas.
- En ambos: formación, tiempo de tu equipo y posibles meses pagando los dos sistemas durante el cambio.
Con cuotas constantes, la cuenta básica es coste inicial + (coste mensual × 36). Si crecen los usuarios o cambian los precios, calcula cada año por separado. La calculadora de costes CRM permite ajustar usuarios, mantenimiento y subidas anuales.
Un ejemplo calculado: 15 usuarios durante 36 meses
Este es un escenario inventado para explicar la cuenta. No son tarifas de HubSpot, Pipedrive ni una media del mercado. Todos los importes se consideran sin IVA; las cuotas y los usuarios se mantienen constantes.
| Concepto | SaaS | A medida |
|---|---|---|
| Puesta en marcha o desarrollo | 6.000 € | 30.000 € |
| Licencias: 15 × 100 € × 36 meses | 54.000 € | 0 € por usuario en este supuesto |
| Complementos y soporte: 300 € × 36 meses | 10.800 € | Incluidos en la partida siguiente |
| Alojamiento, mantenimiento y soporte: 1.000 € × 36 meses | Incluidos en las partidas anteriores | 36.000 € |
| Total del ejemplo a 36 meses | 70.800 € | 66.000 € |
Con estos supuestos, la diferencia es de 4.800 € a favor del desarrollo a medida. Pero si la licencia SaaS costase 60 € por usuario al mes, manteniendo el resto, su total bajaría a 49.200 €: sería 16.800 € menor que el desarrollo propio. Cambiar una sola cifra puede cambiar la decisión.
No hemos asignado dinero a las horas de formación, a una posible convivencia de sistemas ni a futuras funciones. Añade esas partidas con tus datos. Tampoco damos por hecho que mantener un CRM propio cueste siempre lo mismo: dependerá del uso, las integraciones y las mejoras.
Si quieres una referencia de nuestro servicio, el desarrollo de CRM de Garbon Media tiene este precio de partida: Desde 1.800 €, sin IVA. El alcance y el mantenimiento se concretan en la propuesta. El ejemplo anterior no es un presupuesto.
Cómo plantear la migración
- Comprueba qué puedes exportar: contactos, oportunidades, notas, adjuntos y actividad. El programa de origen puede poner límites.
- Haz una prueba con una copia: revisa duplicados, relaciones y permisos antes de mover la operativa.
- Valida con quienes lo usarán: prueba tus tareas habituales y los casos que más problemas dan.
- Acuerda el cambio y la vuelta atrás: fija una fecha, copias de seguridad, formación y una persona responsable de resolver incidencias.
El plazo depende de los datos, las integraciones y las funciones que necesitas. Pide por escrito qué se migra, qué queda fuera y cuánto costará mantenerlo después.
Antes de pedir presupuesto
Anota tres tareas que hoy te hacen perder tiempo, el coste mensual completo y las funciones que no puedes perder. Puedes usar nuestra guía gratuita para revisar tu CRM. Si quieres estudiarlo con nosotros, cuéntanos cómo trabaja tu equipo.
¿Hablamos de tu proyecto?
Cuéntanos qué necesitas. Respondemos en menos de 24h laborables.
¿Prefieres que lo revisemos contigo? Cuéntanos tu proyecto — primera llamada sin compromiso, respuesta en menos de 24h laborables.
Lo que más nos preguntan.
¿Un CRM a medida siempre sale más barato que un SaaS?
No. Depende del alcance, las licencias, el desarrollo inicial y el mantenimiento. Compara el mismo periodo y las mismas funciones. Una cuota SaaS menor o un desarrollo más complejo puede cambiar el resultado.
¿Qué costes debo incluir al comparar dos CRM?
Puesta en marcha, desarrollo o licencias, migración, complementos, integraciones, alojamiento, mantenimiento y soporte. Añade formación y el tiempo en que necesites pagar ambos sistemas durante el cambio.
¿Cuánto cuesta un CRM a medida en Garbon Media?
Un CRM inicial parte de 1.800 € sin IVA para contactos y seguimiento comercial. Integraciones y ampliaciones se presupuestan por separado, con alcance escrito.
¿Se puede conservar el histórico al cambiar de CRM?
Depende de lo que permita exportar el programa de origen. Antes de comprometer la migración hay que comprobar contactos, relaciones, notas, adjuntos y actividad con una prueba sobre una copia de los datos.
