Cómo facturar como autónomo en 2026: guía práctica sin líos
Emitir una factura no es difícil, pero sí es fácil hacerlo mal: un dato que falta, una retención que no toca, una numeración con un salto. Aquí tienes todo lo práctico de facturar como autónomo paso a paso —qué datos lleva, qué porcentajes de IVA e IRPF aplicar, cómo numerar, cuándo presentar los modelos y qué gastos deduces— en castellano llano y con cifras vigentes.
Una nota de encuadre antes de empezar. Este artículo va del acto de facturar: el papel (o el PDF) que entregas a tu cliente y lo que tienes que declarar después. No entramos en el detalle de la ley de software de facturación —eso lo cubrimos en la obligación Veri*factu y qué pedirle a tu software—, ni en cómo montar tu presencia online —para eso está montar tu web como autónomo—. Aquí nos quedamos en lo que confunde a casi todo el mundo cuando empieza: qué datos lleva una factura, qué porcentajes aplicar y qué hay que presentar cada trimestre. Un último aviso: esto es una guía general; no sustituye a tu asesoría fiscal, que conoce tu caso concreto.
Qué datos lleva una factura legal en España
Una factura no es un papel libre: el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012) fija qué tiene que aparecer sí o sí para que sea válida. Si falta alguno de los datos obligatorios, la factura es incompleta y puede rechazártela tanto el cliente como Hacienda en una comprobación. La buena noticia es que son pocos campos y, una vez tienes una plantilla bien hecha, los rellenas casi en automático. Esta es la checklist completa de lo que no puede faltar.
- Número de factura correlativo y sin saltos, dentro de una serie.
- Fecha de emisión (y fecha de la operación si es distinta).
- Tus datos: nombre y apellidos, NIF y domicilio fiscal completo.
- Datos del cliente: nombre o razón social, NIF/CIF y domicilio.
- Descripción del producto o servicio, con cantidad y precio unitario.
- Base imponible (el importe antes de impuestos).
- Tipo de IVA aplicado y su importe (o mención de exención si aplica).
- Retención de IRPF y su importe, cuando facturas a empresa o profesional.
- Total a pagar, una vez sumado el IVA y restada la retención.
La tabla siguiente resume cada campo, si es obligatorio siempre o solo en ciertos casos, y el error típico que vemos en facturas mal hechas. Guárdala como referencia rápida la primera vez que montes tu plantilla.
| Dato | ¿Obligatorio? | Error frecuente |
|---|---|---|
| Número y serie | Siempre | Saltos en la numeración o reinicio sin serie nueva |
| Fecha de emisión | Siempre | Fechar fuera del trimestre del cobro previsto |
| NIF y domicilio del emisor | Siempre | Olvidar el domicilio fiscal completo |
| NIF y datos del cliente | Siempre (salvo simplificada) | Facturar sin NIF a una empresa |
| Base imponible | Siempre | Mezclar el total con la base sin desglosar |
| Tipo e importe de IVA | Siempre (salvo exención) | No indicar el tipo aplicado o la exención |
| Retención de IRPF | Solo facturas a empresa/profesional | Aplicar retención facturando a un particular |
| Total a pagar | Siempre | Sumar IVA pero olvidar restar la retención |
IVA, IRPF y retenciones: los tres porcentajes que confunden a todo el mundo
Aquí está el 90% de las dudas de quien empieza a facturar como autónomo. Son tres conceptos distintos que conviene no mezclar. El IVA es un impuesto que tú cobras al cliente por cuenta de Hacienda: lo sumas a tu base y luego se lo ingresas a la AEAT. La retención de IRPF es justo lo contrario: es un adelanto de tu propio impuesto sobre la renta que tu cliente (si es empresa o profesional) te resta de la factura y se lo ingresa a Hacienda en tu nombre. Y el IRPF a secas es el impuesto final sobre tu beneficio, que se ajusta en la declaración de la renta. Vamos con los números.
IVA. El tipo general es el 21%, y es el que aplica a la inmensa mayoría de servicios profesionales. Existen tipos reducidos (10% y 4%) para actividades concretas y algunas actividades exentas (sanidad, formación reglada, ciertos seguros). Si no estás seguro de tu tipo, confírmalo con tu asesoría: aplicar mal el IVA es de los errores que más cuesta corregir después.
Retención de IRPF. Cuando facturas a una empresa o a otro profesional, debes incluir una retención que ellos descuentan de lo que te pagan. El tipo general es el 15%. Si eres autónomo nuevo, puedes aplicar el 7% durante el año de alta y los dos siguientes (los tres primeros años de actividad). Atención al matiz que confunde a todos: si facturas a un particular (consumidor final), NO se aplica retención; la retención solo opera en operaciones entre profesionales y empresas.
Para verlo claro, un ejemplo. Facturas 1.000€ de honorarios a una empresa siendo autónomo veterano: sumas el 21% de IVA (+210€) y restas el 15% de retención (−150€), así que el cliente te paga 1.060€ y, de eso, 210€ son IVA que tú ingresarás y 150€ son IRPF que ya ha ingresado el cliente por ti. La tabla resume los cuatro casos que más se dan, según a quién facturas y cuánto tiempo llevas de alta.
| Caso | IVA | Retención IRPF | Ejemplo sobre base 1.000€ |
|---|---|---|---|
| A empresa/profesional · autónomo veterano | 21% | 15% | +210€ IVA · −150€ IRPF · cobras 1.060€ |
| A empresa/profesional · autónomo nuevo (3 años) | 21% | 7% | +210€ IVA · −70€ IRPF · cobras 1.140€ |
| A particular (consumidor final) | 21% | Sin retención | +210€ IVA · cobras 1.210€ |
| Actividad exenta de IVA (p. ej. formación reglada) | Exenta | Según cliente (15%/7%/—) | Sin IVA · retención según a quién facturas |
Una idea que tranquiliza: ni el IVA ni la retención son dinero tuyo. El IVA que cobras lo devuelves a Hacienda (menos el IVA que tú soportas en tus gastos); la retención es un adelanto de tu IRPF que se descuenta en la renta. Lo único tuyo de verdad es el beneficio después de impuestos. Por eso conviene no confundir tu saldo bancario con tu beneficio real: parte de lo que tienes en cuenta es de Hacienda y te toca apartarlo.
Numeración, plazos y conservación
La numeración de facturas tiene una sola regla de oro: correlativa y sin saltos dentro de cada serie. Si empiezas con 2026/001, la siguiente es 2026/002, y así sucesivamente. Puedes usar varias series (por ejemplo una para facturas normales y otra para abonos o rectificativas), pero dentro de cada una el orden tiene que ser limpio. No puedes anular una factura borrándola y reutilizando el número: si te equivocas, se emite una factura rectificativa, nunca se hace desaparecer la original.
Plazos de emisión. La factura debe emitirse en el momento de la operación si el cliente es un particular, y como muy tarde el día 16 del mes siguiente cuando el destinatario es una empresa o profesional. En la práctica, lo sensato es facturar cuando entregas el trabajo o cierras el servicio, sin dejarlo correr. Y un detalle que mucha gente pasa por alto: la fecha de la factura determina en qué trimestre se declara, no la fecha en la que te paguen.
Conservación. Tienes que guardar tus facturas emitidas y recibidas durante un mínimo de cuatro años, que es el plazo general de prescripción fiscal. Conviene tenerlas ordenadas por trimestre y año, porque si Hacienda hace una comprobación te las va a pedir y tener que reconstruirlas a las prisas es justo lo que no quieres. Un sistema de facturación decente te las archiva solo; un montón de PDFs sueltos en el escritorio es la receta del descontrol.
Las obligaciones trimestrales (modelo 303 IVA, 130 IRPF) en lenguaje humano
Aquí es donde facturar deja de ser "hacer el papel" y pasa a ser "declarar a Hacienda lo que has facturado". Como autónomo en estimación directa, tienes dos citas trimestrales principales con la AEAT, más algún resumen anual. Te lo cuento sin la jerga de los manuales.
Modelo 303 — IVA trimestral. Cada trimestre declaras el IVA que has cobrado a tus clientes (IVA repercutido) menos el IVA que has pagado en tus gastos deducibles (IVA soportado). La diferencia es lo que ingresas a Hacienda; si has soportado más del que has cobrado, sale a tu favor y se compensa. Es, simplemente, la liquidación del impuesto que ya recaudaste por cuenta del Estado.
Modelo 130 — pago fraccionado de IRPF. Cada trimestre adelantas un porcentaje de tu beneficio (ingresos menos gastos) como anticipo de tu IRPF anual. Es el modelo que presentas si NO tienes a la mayoría de tu facturación con retención; si casi todo lo que facturas ya lleva retención del 15% practicada por tus clientes empresa, es posible que estés exento del 130 (consúltalo con tu asesoría según tu caso). Lo que adelantas con el 130 (o con las retenciones) se descuenta luego en la declaración de la renta.
Resúmenes anuales. En enero presentas el modelo 390 (resumen anual de IVA, que recopila los cuatro 303 del año) y, si has tenido operaciones con algún cliente o proveedor por más de 3.005,06€ al año, el modelo 347 (declaración de operaciones con terceros). La renta (modelo 100) llega en primavera y es donde se ajusta tu IRPF definitivo.
Los plazos de presentación de los modelos trimestrales caen siempre en el mes siguiente al cierre de cada trimestre. Este es el calendario de un año tipo, de un vistazo:
Aviso de rigor fiscal: los porcentajes y modelos de esta guía son los vigentes con carácter general (IVA 21%, retención de IRPF 15% / 7% para nuevos autónomos, modelos 303, 130, 390 y 347). Tu actividad puede tener particularidades —tipos reducidos, exenciones, recargo de equivalencia, régimen de módulos— que cambian el detalle. Esta guía no sustituye a tu asesoría fiscal: úsala para entender el mapa, no como criterio definitivo para tu caso concreto.
Veri*factu: lo que cambia a partir de ahora
Hasta aquí todo lo que has leído seguirá siendo igual: los datos de la factura, los porcentajes y los modelos trimestrales no cambian. Lo que sí cambia es el programa con el que emites. A partir de la entrada en vigor de Veri*factu para autónomos, el software que uses tiene que cumplir requisitos técnicos nuevos: que cada factura quede registrada de forma inalterable, que se encadene con la anterior y que lleve un código QR. Dicho de otro modo: lo que facturas no cambia; cambia cómo lo registra tu herramienta.
Esto importa para una decisión muy concreta: si todavía facturas en una hoja de cálculo o en un Word con plantilla, ese método deja de ser válido como sistema oficial de emisión cuando la obligación te alcance. No es el fin del mundo —hay software asequible para autónomos— pero sí algo que conviene resolver con tiempo y no la semana antes de la fecha límite. Toda la letra pequeña (calendario exacto por tipo de obligado, las características que debe cumplir el programa y las sanciones) está desarrollada en el artículo sobre la obligación Veri*factu y qué pedirle a tu software; aquí solo te dejamos el puente para que sepas que existe y que no es opcional.
Si tu volumen ya pide algo más que un programa de facturar suelto —llevar el seguimiento de clientes, presupuestos, cobros y facturas en un mismo sitio—, vale la pena valorar un CRM con módulo de facturación que cubra todo el circuito sin saltar entre cinco herramientas. No es necesario para empezar, pero ahorra muchas horas cuando la cosa crece.
Gastos que sí puedes deducir (y los que no)
Deducir gastos es lo que hace que pagues impuestos sobre tu beneficio real y no sobre tus ingresos brutos. La regla general es sencilla de enunciar y delicada de aplicar: un gasto es deducible si está vinculado a tu actividad, justificado con factura (no basta el ticket en muchos casos) y registrado en tu contabilidad. Si cumple las tres, resta; si falla alguna, Hacienda te lo puede tumbar en una revisión.
Gastos que normalmente sí deduces: cuota de autónomos, material y suministros de tu actividad, software y herramientas profesionales, servicios de profesionales (asesoría, diseño, desarrollo), formación relacionada con tu trabajo, parte proporcional de suministros si trabajas desde casa y lo tienes declarado, y desplazamientos profesionales justificados. El IVA de estos gastos es el que te deduces en el modelo 303 frente al IVA que cobras.
Gastos que dan problemas o no se admiten: comidas y cenas sin clara relación profesional, ropa que no sea uniforme o EPI, el coche y su combustible si no acreditas afectación exclusiva a la actividad (en servicios profesionales casi nunca se admite al 100%), y cualquier gasto sin factura a tu NIF. La frontera real está en poder demostrar la vinculación con tu trabajo; ante la duda, tu asesoría te dirá qué entra y qué no según tu actividad.
Con esto tienes el circuito completo: emites la factura con los datos correctos, aplicas el IVA y la retención que toquen, la numeras y conservas, declaras cada trimestre con el 303 y el 130, y deduces los gastos legítimos para tributar sobre tu beneficio. Si quieres que revisemos cómo encaja todo esto con tu operación —o si tu volumen ya pide centralizar facturación y clientes en una sola herramienta—, cuéntanos tu caso y te decimos sin humo qué necesitas de verdad y qué te puedes ahorrar.
¿Hablamos de tu proyecto?
Cuéntanos qué necesitas. Respondemos en menos de 24h laborables.
¿Prefieres que lo revisemos contigo? Escríbenos por /contacto — primera llamada sin compromiso, respuesta en menos de 24h laborables.
Lo que más nos preguntan.
¿Tengo que poner IVA si facturo a un particular?
Sí. El IVA se aplica según la actividad, no según quién sea el cliente: si tu servicio lleva el 21% general, ese 21% va igual en la factura a una empresa que a un particular. Lo que cambia con el particular es la retención de IRPF, que no se aplica nunca a consumidor final. Solo se factura sin IVA cuando tu actividad está expresamente exenta (sanidad, formación reglada y algún caso más), y entonces se indica la exención en la propia factura.
¿Aplico la retención del 15% o la del 7%?
El tipo general de retención de IRPF para autónomos es el 15%, y es el que ponen la mayoría. El 7% es un tipo reducido que puedes aplicar durante el año en que te das de alta como autónomo y los dos años siguientes, es decir, los tres primeros años de actividad. Pasado ese plazo, vuelves al 15%. Recuerda que la retención solo se incluye cuando facturas a una empresa o a otro profesional; al particular no se le retiene nada.
¿Cuándo presento el modelo 303?
El modelo 303 (IVA) se presenta cada trimestre, en el mes siguiente al cierre: el primer trimestre en abril, el segundo en julio, el tercero en octubre y el cuarto en enero del año siguiente. En la práctica el plazo suele acabar alrededor del día 20 de cada uno de esos meses (algo antes si domicilias el pago). En enero, junto al 303 del cuarto trimestre, presentas además el modelo 390, que es el resumen anual del IVA.
¿Vale una factura simplificada (ticket) o tiene que ser completa?
La factura simplificada (lo que antes se llamaba ticket) es válida solo en ciertos casos y por importes pequeños, normalmente hasta 400€ (o 3.000€ en sectores como hostelería o comercio minorista). No incluye los datos completos del cliente. El problema es que con una simplificada tu cliente no puede deducirse el gasto, así que si te factura una empresa o profesional, casi siempre te pedirá una factura completa con su NIF. Ante la duda, emite completa.
¿Puedo facturar sin estar dado de alta como autónomo?
Puedes emitir una factura puntual y declarar ese ingreso en la renta sin estar dado de alta en autónomos si la actividad es esporádica y no habitual; es una zona gris que Hacienda y la Seguridad Social interpretan caso a caso. Lo que no puedes es facturar de forma recurrente o como medio de vida sin estar de alta en el RETA: eso es actividad no declarada y conlleva sanciones. Si vas a facturar con cierta regularidad, date de alta.
¿Qué hago si me equivoco en una factura ya emitida?
No se borra ni se reutiliza el número: se emite una factura rectificativa que corrige la original, haciendo referencia a ella. Si era un importe de más, la rectificativa resta; si faltaba algo, lo añade. La numeración debe seguir siendo correlativa y limpia, idealmente en una serie de rectificativas. Si el error afecta a un trimestre ya declarado, tu asesoría te dirá si toca una declaración complementaria o se ajusta en el siguiente periodo.
¿Necesito software de facturación o puedo hacerlo en Excel?
Para empezar y con poco volumen, una plantilla bien hecha sirve para entender el proceso. Pero a partir de la entrada en vigor de Veri*factu para autónomos, el sistema oficial de emisión tiene que ser un software que cumpla los requisitos técnicos (registro inalterable, encadenado y QR), y Excel no los cumple. Puedes usar Excel como apoyo para cálculos, pero la factura final debe salir de un programa adaptado. Tienes el detalle en el artículo sobre Veri*factu.